議事録をAIで作る方法｜会議の準備から共有まで

結論：文字起こしからAIの要約、人の確認までの3段階

議事録作りにAIを使うときの流れは、録音した会議の内容を文字に起こし、その文字起こしをもとにAIへ要約を指示し、最後に人が内容を確認するという3段階です。AIに任せるのは文字起こしと要約の下書きまでで、決定事項や担当者名が正しいかどうかの確認は人が行います。特に要約は、話していない内容を自然な文章として補ってしまうことがあるため、文字起こしの原文と照らし合わせて確認する習慣が欠かせません。会議が多い会社ほど、議事録作成にかかる時間の合計は大きくなりやすく、効果を実感しやすい業務のひとつです。

会議前に準備すること

会議の前には、2つのことを準備しておくと、後の作業がスムーズになります。1つは、録音することを参加者に伝え、同意を得ておくことです。社外の相手が参加する会議では特に、録音の目的と使い道を伝えておく必要があります。もう1つは、会議のアジェンダをあらかじめ共有しておくことです。アジェンダがあると、AIに要約を指示するときに、どの議題についての発言かを整理しやすくなります。録音する機材やアプリをあらかじめ決めて試しておくと、本番の会議で録音に失敗して文字起こしができないという事態も防げます。

進め方

1. 会議を録音する：参加者の同意を得たうえで、会議全体を録音します。
2. 文字に起こす：録音した音声を文字起こしのツールで文字データにします。
3. AIに要約を指示する：文字起こしのデータをもとに、決定事項や担当者、期限が分かる形で要約させます。指示文の例は次のとおりです。「次の文字起こしから、決定事項・担当者・期限が分かる形で議事録を300字から500字程度にまとめてください。発言者が明言していない内容は推測で書かないでください。」
4. 内容を確認する：要約された内容を文字起こしの原文と照らし合わせ、決定事項や担当者名に誤りがないかを確認します。
5. 共有する：確認が済んだ議事録を参加者に共有します。

人が確認するポイント

確認で特に見ておきたいのは、決定事項が正確に書かれているか、担当者の名前が正しいか、期限の日付が合っているかの3点です。AIは文字起こしの中に似た内容が複数回出てくると、どちらが最終的な決定かを取り違えることがあります。議論の途中の意見と、最終的に決まったことを区別して確認することが大切です。

会議の種類による進め方の違い

定例の進捗会議のように、議題があらかじめ決まっていて発言内容が整理しやすい会議は、AIでの要約が特に向いています。一方で、自由に意見を出し合うブレインストーミングのような会議は、発言が議題から外れたり、結論の出ない意見が多く出たりするため、AIの要約だけでは決定事項と単なる意見の区別がつきにくくなります。こうした会議では、要約を作らせたあとに、どの発言が最終的な決定で、どの発言が検討段階の意見だったかを、参加者が確認する工程を厚めにとっておくと安心です。会議の種類によって確認にかける時間を変えるという考え方を、最初に関係者で共有しておくと運用が安定します。

入力してはいけない情報

会議の内容には、人事評価や処遇に関する発言、取引先の社外秘の情報、参加者の個人的な事情に関する発言が含まれることがあります。こうした内容をそのまま外部のAIツールに入力することは避け、議事録に残す範囲をあらかじめ決めておく必要があります。特に人事や評価に関わる会議は、AIを使わずに人の手だけで議事録を作るという判断も含めて検討するとよいです。

失敗しやすい点

1つ目は、AIが実際には話していない内容を自然な文章として補ってしまうことです。要約だけを読んで満足せず、文字起こしの原文を確認する手間を省かないことが大切です。2つ目は、録音の同意を取らずに進めてしまうことです。特に社外の相手がいる会議では、事前に一言伝えておく必要があります。3つ目は、要約だけで済ませ、決定事項の担当者や期限を誰も確認しないまま共有してしまうことです。確認する担当者をあらかじめ決めておくと防ぎやすくなります。

効果の測り方

効果は、議事録の作成にかかる時間で比べると分かりやすくなります。例えば、1回の会議の議事録作成に60分かかっていたものが、AIを使って15分に短縮できたとします（仮の数字です）。週3回会議があり、1か月を4.3週とすると、削減できる時間は(60分－15分)×3回×4.3週÷60分で計算すると約9.7時間になります。実際の削減時間は会議の長さや頻度によって変わるため、導入前に作成にかかっている時間を記録しておくことが前提になります。どの業務から始めるか迷う場合は、無料診断で確認する方法もあります。具体的な進め方は議事録の業務ページでも紹介しています。

共有の仕方も決めておく

議事録ができあがったあとの共有の仕方も、あらかじめ決めておくと運用がスムーズになります。参加者全員に共有するのか、決定事項に関わる担当者だけに共有するのかによって、議事録に書く内容の詳しさも変わってきます。全員への共有を前提にする場合は、専門用語や社内だけで通じる略語を避け、誰が読んでも分かる言葉で書くようにAIへの指示に含めておくと、後から読み返す人にとっても分かりやすい議事録になります。共有する範囲を先に決めておくことで、書く内容の詳しさで迷う時間も減らせます。

議事録のフォーマットを決めておく

議事録に書く項目をあらかじめ決めておくと、AIへの指示も安定します。決定事項、担当者、期限に加えて、次回までに確認する事項をひとつの型として決めておくと、会議の種類が変わっても同じ形式で作成できます。フォーマットが毎回ばらばらだと、読む側も慣れるまでに時間がかかり、確認する項目を見落としやすくなります。最初に型を決めてから、文字起こしをもとにAIへ要約を指示するようにすると、毎回同じ観点で確認できるようになります。型を決める作業は最初の1回だけで済むため、早い段階で関係者と相談して固めておくとよいです。

複数人で確認する場合の分担

会議の参加者が多い場合、議事録の確認を1人だけで行うと時間がかかります。決定事項に関わる担当者が、自分に関係する部分だけを確認する分担にしておくと、確認全体にかかる時間を短くできます。ただし、誰か1人は議事録全体に目を通し、担当者どうしの認識がずれていないかを見る役割を決めておくと、部分ごとの確認だけでは気づけない矛盾を防げます。

過去の議事録を探しやすくしておく

議事録をAIで作ると数が増えやすいため、あとから見返すときに探しやすくしておくことも大切です。会議名と日付をファイル名に含めておく、決定事項だけを別のリストにまとめておくなど、簡単なルールを決めておくと、必要なときにすぐ探し出せます。過去の議事録を参照しながら次回の会議の資料を作る場合にも、整理されたリストがあると、該当する回の議事録をすぐに見つけられて作業が早くなります。保存先を部署ごとにばらばらにせず、1か所にまとめておくことも、あとから探す手間を減らす基本です。

よくある質問