請求書入力をAIで減らす方法｜紙とPDFの扱い方

結論：AIは読み取りと下書きまで、確認は人が行う

請求書入力にAIを使うときも、基本の考え方は他の業務と同じです。AIに任せるのは、請求書の画像やPDFから金額や日付などの項目を読み取り、会計ソフトに入力する形まで整える部分です。読み取った内容が正しいかどうかの最終確認、特に金額の桁や税区分の判断は、人が行う前提で進めます。読み取りの精度を過信せず、必ず人の目を通すことが、ミスを防ぐ土台になります。毎月の請求書処理に時間がかかっていると感じている会社ほど、効果を実感しやすい業務のひとつです。

紙の請求書とPDFの請求書で進め方が違う点

紙の請求書は、まずスキャンして画像データにする作業が必要です。手書きの文字が含まれている場合は、読み取りの精度が下がりやすいため、印字された請求書よりも確認の手間が増えます。PDFの請求書は、メールで届いたものをそのまま読み込めるため、スキャンの手間がない分、紙よりも進めやすい傾向があります。ただし、PDFであっても画像として保存されている場合は、紙の請求書と同じように読み取りの精度が下がることがあります。どちらの場合も、最初は件数が少なく、金額の小さい取引先から試すと、確認の負担を抑えながら進め方を確かめられます。

進め方

1. 請求書を読み込む：紙の場合はスキャンして画像データにし、PDFの場合はそのまま読み込みます。
2. AIに項目の抽出を指示する：読み込んだ請求書から、発行日、請求元の名称、金額、支払期限などの項目を抜き出させます。指示文の例は次のとおりです。「次の請求書の画像から、発行日・請求元名称・金額・支払期限を抜き出し、表形式で整理してください。読み取れない項目は空欄にしてください。」
3. 抽出結果を確認する：金額の桁、消費税区分、インボイス制度の登録番号など、間違いが起きやすい項目を中心に確認します。
4. 会計ソフトへ入力する：確認が済んだ内容を会計ソフトに入力します。ソフトによっては、確認済みのデータを取り込む形で入力の手間をさらに減らせる場合もあります。

人が確認するポイント

請求書の確認で特に見ておきたいのは、金額の桁が読み違えられていないか、消費税の区分（軽減税率が混在していないか）が正しいか、インボイス制度の登録番号が記載どおりに読み取れているか、支払先の口座情報が正しいかの4点です。特に金額の桁違いは、AIが似た形の数字を読み間違えることで起こりやすく、合計金額と内訳の金額が一致しているかをあわせて確認すると、間違いに気づきやすくなります。取引先ごとに書式が異なる場合は、最初のうちは読み取り結果の精度にばらつきが出やすいため、新しい取引先の請求書を追加するたびに、しばらくは確認の頻度を上げておくと安心です。

請求書の書式によって確認の手間が変わる

同じPDFの請求書でも、表計算ソフトから出力された整った書式のものと、手作業で作られた書式が揺れているものとでは、読み取りの精度が変わります。書式が整っている取引先から対象を広げていくと、確認の手間を抑えながら進めやすくなります。逆に、取引先ごとに書式がばらばらな場合は、最初の数か月は読み取り結果と原本を1件ずつ見比べて、どの取引先の請求書で誤りが起きやすいかを把握しておくと、その後の確認作業にかける時間の配分を決めやすくなります。

取引先の数が多い会社ほど、最初にどの取引先から試すかの選び方が、その後の進めやすさを大きく左右します。

入力してはいけない情報

請求書そのものには取引先の情報が含まれているため、扱いには注意が必要です。特に、取引先との契約条件のうち社外秘にしている内容や、与信に関わる情報を、請求書以外の文脈でAIに入力することは避けます。また、請求書に記載された振込先の口座情報を、確認や問い合わせの目的以外で外部に共有しないことも基本です。使っているAIツールが入力内容を学習に利用する設定になっていないかも、あわせて確認しておくと安心です。

失敗しやすい点

1つ目は、手書き文字の誤読に気づかずそのまま入力してしまうことです。特に数字の「1」と「7」、「0」と「6」のような読み間違えやすい文字は、原本と見比べる習慣をつけておく必要があります。2つ目は、同じ請求書を二重に入力してしまうことです。読み取りの作業とは別に、入力済みかどうかを管理する仕組みを持っておくと防ぎやすくなります。3つ目は、消費税の区分を確認せずに入力してしまうことです。軽減税率の対象が混在している請求書では、区分の誤りが後から修正の手間を増やす原因になります。4つ目は、取引先ごとの書式の違いを考慮せず、すべてを同じ確認の手間で済ませようとすることです。書式が揺れている取引先ほど、確認に時間をかける必要があります。

効果の測り方

効果は、1件あたりの入力時間で比べると分かりやすくなります。例えば、1件の請求書入力に5分かかっていたものが、読み取りと確認だけで2分に短縮できたとします（仮の数字です）。月に60件の請求書を処理している場合、1か月の削減時間は、(5分－2分)×60件÷60分で計算すると3時間になります。実際の削減時間は、請求書の形式や件数によって変わるため、導入前に入力にかかっている時間を記録しておくことが前提になります。どの業務から始めるか迷う場合は、無料診断で確認する方法もあります。具体的な進め方は請求書入力の業務ページでも紹介しています。

対象にする取引先を広げる順番

最初から取引先すべての請求書を対象にするのではなく、件数が少なく書式が整っている取引先から試すのが無理のない進め方です。数か月運用して読み取りの精度や確認にかかる時間の感覚がつかめたら、件数の多い取引先や、書式が複雑な取引先へと順番に対象を広げていきます。対象を広げるたびに、最初の数件は原本との見比べを丁寧に行い、精度が安定していることを確かめてから、通常の確認の手間に戻すようにすると、取引先が増えても確認の質を保ちやすくなります。

仕訳科目の下書きまで任せる場合の注意

金額や日付の読み取りだけでなく、仕訳科目の候補までAIに下書きさせる会社もあります。この場合、同じ取引先でも内容によって科目が変わることがあるため、過去の仕訳例をあわせて渡しておくと精度が上がります。ただし、科目の最終判断は会計の知識がある担当者が行う前提は変わりません。消費税の区分と同様に、一度誤った科目のまま確定してしまうと、決算のときにまとめて修正する手間が大きくなるため、月次の締めのタイミングで科目の確認をまとめて行う仕組みにしておくと、ミスが積み重なるのを防げます。

紙とPDFが混在する場合の管理

多くの会社では、紙とPDFの請求書が混在して届きます。管理を簡単にするためには、紙の請求書もスキャンした時点でPDFと同じ保存先にまとめておくと、あとから特定の請求書を探す手間を減らせます。保存先を分けたままにしておくと、二重入力や確認漏れの原因になりやすいため、形式にかかわらず同じ場所で管理する仕組みを先に整えておくことをおすすめします。ファイル名の付け方も、取引先名と日付が分かる形であらかじめ統一しておくと、月末にまとめて確認するときに該当の請求書をすぐに探し出せるようになります。

よくある質問