手順書をAIで作る方法｜属人化を減らす進め方

結論：作業の言語化からAIで整形、現場で試して直す

手順書作りにAIを使うときの流れは、担当者の作業を言葉で洗い出し、その内容をAIに渡して手順書の形に整え、実際に現場で試しながら修正するという流れです。AIに任せるのは、箇条書きのメモを読みやすい手順書の構成に整える部分です。実際の作業順と合っているか、例外的な対応が抜けていないかの確認は、現場で試しながら人が行う必要があります。特定の担当者に頼りきっている業務が多い会社ほど、手順書づくりに取り組む効果を実感しやすくなります。

手順書が属人化を防ぐ理由

手順書がないと、ある業務が特定の担当者しかできない状態、いわゆる属人化が起こりやすくなります。担当者が休んだり退職したりすると、業務が止まってしまうことや、引き継ぎに時間がかかることが問題になります。手順書を作っておくと、別の担当者でも同じ水準で作業を進められるようになり、教育にかかる時間も短くなります。AIを使うことで、ゼロから文章を整える手間を減らし、手順書を作ること自体のハードルを下げられます。手間がかかるという理由だけで後回しにされがちな作業だからこそ、AIで取りかかりやすくする意味があります。

進め方

1. 作業を洗い出す：担当者が普段行っている作業を、順番どおりに箇条書きのメモにします。細かい判断のポイントも思い出せる範囲で書き出しておきます。
2. AIに構成案を作らせる：書き出したメモをAIに渡し、手順書の形に整理させます。指示文の例は次のとおりです。「次の作業メモを、初めて担当する人でも迷わないように、手順ごとに番号を振った手順書の形式に整理してください。専門用語には簡単な説明を添えてください。」
3. 現場で試す：できあがった手順書どおりに、実際に別の担当者が作業をしてみます。手順が抜けている部分や、分かりにくい説明が見つかることがあります。
4. 修正して確定する：現場で試して気づいた点を修正し、手順書を確定します。

人が確認するポイント

確認で特に見ておきたいのは、実際の作業順と手順書の順番が合っているか、例外的な対応（トラブル時の対応や、普段と違う条件のときの判断）が抜けていないか、安全や品質に関わる注意点が省略されていないかの3点です。AIはメモに書かれた範囲を整理することは得意ですが、メモに書かれていない暗黙の判断までは補えません。ベテランの担当者が当たり前だと思って書かなかった部分こそ、確認の際に見つけやすくしておく必要があります。

最初に手順書にする業務の選び方

すべての業務を一度に手順書にしようとすると、作業の洗い出しだけで時間がかかり、途中で止まってしまいがちです。最初は、特定の担当者しかできない業務の中でも、手順の数が少なく、判断の分かれ目が少ない業務から選ぶと、短い期間で1本の手順書を完成させられます。1本完成させて現場で試す流れを経験しておくと、次に手順書にする業務でも同じ進め方を迷わず使えるようになります。逆に、例外対応が多く判断が複雑な業務を最初に選んでしまうと、洗い出しの段階で時間がかかり、途中で手が止まりやすくなります。最初の1本をどの業務にするか迷う場合は、普段の業務を一覧にして、担当者が1人しかいない業務から順に候補を絞り込むとよいです。

入力してはいけない情報

作業メモの中に、取引先固有の非公開の条件や、顧客の個人情報を含む具体例が含まれることがあります。こうした内容はそのままAIに入力せず、一般化した表現に置き換えてから入力することが基本です。例えば、特定の顧客名を使った説明は、「特定のお客様の場合」のような表現に置き換えることで、内容を保ったまま入力できます。

失敗しやすい点

1つ目は、手順書を一度作って終わりにしてしまうことです。業務のやり方が変わっても手順書が更新されないと、かえって古い情報に従って作業してしまう原因になります。2つ目は、現場で試さずにそのまま配布してしまうことです。作った本人には分かりやすくても、初めて読む人には手順が抜けていることがあります。必ず別の担当者に試してもらう工程を挟みます。3つ目は、更新する担当者を決めずに放置してしまうことです。手順書を見直すタイミングと担当者をあらかじめ決めておくと、更新が止まりにくくなります。

効果の測り方

効果は、新しい担当者の教育にかかる時間で比べると分かりやすくなります。例えば、手順書がない状態での教育に1人あたり5時間かかっていたものが、手順書を使うことで2時間に短縮できたとします（仮の数字です）。年に4人の新しい担当者に教育している場合、年間の削減時間は(5時間－2時間)×4人で計算すると12時間になります。実際の削減時間は業務の複雑さや教育の方法によって変わるため、導入前に教育にかかっている時間を記録しておくことが前提になります。どの業務から始めるか迷う場合は、無料診断で確認する方法もあります。具体的な進め方は手順書作成の業務ページでも紹介しています。

手順書を増やしていく順番

1本目の手順書を現場で試して定着させたら、同じ進め方で次の業務の手順書に取りかかります。業務ごとに手順書を作っていくと、やがて部署全体の業務が一覧できるようになり、どの業務がまだ特定の担当者に頼ったままかが見えやすくなります。手順書を増やす順番は、業務の重要度だけでなく、担当者が不在になったときに影響が大きい業務から優先すると、属人化を減らす効果を早く実感しやすくなります。

写真や図を使う場合の進め方

文章だけでは伝わりにくい作業は、写真や図をあわせて使うと分かりやすい手順書になります。AIは文章の構成を整えることはできますが、写真の撮影や図の作成そのものは人が行う必要があります。まずはAIに文章の骨組みを作らせ、特に分かりにくい手順に絞って写真や図を追加していくと、すべての手順に写真を用意する手間をかけずに、分かりやすさを補えます。機械の操作やものの配置など、言葉だけでは誤解が生まれやすい手順ほど、写真を添える効果が大きくなります。

複数部署で同じ業務を行う場合

同じ名前の業務でも、部署によって細かいやり方が異なることがあります。1つの部署で作った手順書をそのまま他の部署に配布すると、現場の実態と合わない部分が出てくることがあります。まずは1つの部署で手順書を完成させ、他の部署に展開する際には、その部署の担当者に内容を確認してもらい、違いがある部分だけを書き直す進め方にすると、無駄なく展開できます。最初から全部署共通の手順書を目指すより、違いを認めたうえで部署ごとに微調整する方が、結果的に早く定着します。

手順書を使った教育の進め方

手順書ができても、渡すだけで終わらせてしまうと、使われないまま放置されることがあります。新しい担当者には、手順書を見ながら実際に一度やってもらい、分かりにくかった箇所をその場で聞き取ると、次の版を直す材料になります。教育の最後に手順書そのものへの感想を聞く時間を設けておくと、使う側の視点で手順書の精度を上げていくことができます。教える担当者によって説明の仕方が変わってしまう場合こそ、手順書を基準にして教育の質をそろえる効果が大きくなります。

よくある質問